Dématérialisation de documents
AM Paris vous offre en option un software installé directement sur la machine. Ce software permet, lors de la numérisation du document, de directement le nommer et de l'archiver dans le dossier souhaité directement depuis la console de la machine.
TAGPDF Office permet, à l'aide de tag, de classer facilement les documents scannés dans le dossier souhaité depuis la console de l'imprimante afin d'archiver correctement les numérisations.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Dématérialiser ses documents pour gagner de la place
L'un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est la logistique : une salle d'archives peut contenir l'équivalent d'environ 23 000 pages par mètre carré. Les performances actuelles des solutions d'archivage numérique changent la donne. Aujourd'hui, un seul SSD d'un téraoctet (1 To) équivaut à un espace de stockage de plus de 43 000 mètres carrés si des documents de traitement de texte y sont stockés. Ce gain d'espace est une véritable opportunité pour les PME, qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux.
La dématérialisation des documents pour mieux organiser et protéger vos données
La dématérialisation permet également une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance. Rassembler tous les documents de travail sur un réseau dématérialisé est la clé d'une journée de télétravail productive. Pouvoir travailler à domicile ou en déplacement comme si vous étiez au bureau devient possible grâce à une solution d'hébergement adaptée.
En général, les solutions de dématérialisation augmentent la sécurité des documents grâce à un système de sauvegarde qui réduit le risque de suppression accidentelle. La sauvegarde contrôlée est un atout indéniable pour toute entreprise. La dématérialisation de documents permet de limiter les risques de perte ou offre des solutions de reprise après sinistre. Tout cela est très limité, voire impossible, dans un mode tout papier.
Augmentation de la productivité
L'enjeu économique est également un avantage indéniable de la dématérialisation des documents, notamment en termes d'impression et de productivité des employés : on estime qu'un employé passe en moyenne 15% de son temps à lire des informations et 50% de son temps à chercher dans l'ensemble des documents. Ainsi, une classification numérique claire vous permet de limiter au maximum votre temps de recherche.
En plus de proposer de nombreux produits et services d’impression, AM Paris offre une solution simple et efficace de numérisation de documents.
Elle prend la forme d’un software, directement installé sur votre imprimante, qui viendra organiser tous vos documents numérisés afin qu’ils soient accessibles à tout moment.
Le processus est simple, lorsque vous numériserez un document, notre software l’enregistrera, le nommera et l’archivera selon votre convenance afin que vous puissiez le retrouver le plus facilement possible. Tout cela est bien sûr automatisé et ne vous demande aucune connaissance supplémentaire.
En effet, le software est installé directement sur votre imprimante. Il analyse et classe automatiquement les documents scannés pour constituer des bases de données ordonnées et exhaustives.
Mais avant de se lancer dans la numérisation de ses documents il est important de bien comprendre les avantages que cela apporte.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Dématérialiser ses documents pour gagner de la place
Passer du format papier au format numérique à un avantage considérable : cela vous fait gagner énormément de place ! Imaginez pouvoir stocker tous vos contrats, factures ou encore présentations dans quelques disques durs. Toute la place prise par vos documents papiers serait alors libérée et vous pourrez en disposer librement. Ce gain d’espace est crucial pour les petites entreprises qui sont souvent soumises à de grosses contraintes d’espace au fur et à mesure de leur développement.
Pour mieux visualiser ce gain d’espace vous pouvez imaginer qu’un disque dur standard d’un téraoctet peut remplir une pièce de 43.000 mètres carrés de documents textuels.
Organiser et protéger vos données
La dématérialisation de vos documents c’est l’assurance de mieux conserver et tracer vos documents. En étant stockés dans un serveur ils seront disponibles pour tous les utilisateurs qui en ont les autorisations. Ils peuvent aussi être consultés par plusieurs utilisateurs en même temps. C’est donc l’assurance d’avoir une meilleure coordination entre les différentes équipes d’une entreprise et un échange d’information plus fluide.
En général, les solutions de dématérialisation augmentent la sécurité des documents grâce à un système de sauvegarde qui réduit le risque de suppression accidentelle. La sauvegarde contrôlée est un atout indéniable pour toute entreprise. La dématérialisation de documents permet de limiter les risques de perte ou offre des solutions de reprise après un potentiel sinistre.
Augmentation de la productivité
On estime qu'un employé passe en moyenne 15% de son temps à lire des informations et 50% de son temps à chercher dans l'ensemble des documents.
Rassembler tous les documents de travail sur un réseau dématérialisé est la clé d'une journée de télétravail productive. Pouvoir travailler à domicile ou en déplacement comme si vous étiez au bureau devient possible grâce à une solution d'hébergement adaptée.
En effet si certains de vos collaborateurs travaillent en « remote » (c’est-à-dire à l’extérieur de vos bureaux) il est essentiel que vous ayez les documents nécessaires à disposition sur un serveur. Ainsi vous pourrez échanger des informations à distance et continuer de travailler normalement.
Malgré tous ces avantages il faut bien comprendre que la numérisation peut mettre du temps à se mettre en place et que vous devrez changer quelque peu votre mode de fonctionnement. Mais c’est l’assurance de prendre les bons réflexes et vous verrez en très peu de temps les apports de cette solution. par ailleurs faites bien attention à adopter les bonnes habitudes pour ne pas perdre vos données, car une fois perdues elles seront difficiles à récupérer.