Interview DSI : pourquoi nous avons choisi la location de photocopieurs

Pourquoi cette interview ?

La gestion du parc d’impression est souvent reléguée au second plan dans les directions IT. Pourtant, elle peut rapidement devenir un centre de coûts… ou au contraire, un levier d’efficacité et de confort au quotidien.

Pour comprendre les raisons derrière le choix croissant de la location de photocopieurs, nous avons rencontré Julien L., DSI dans une PME de 180 collaborateurs. Il a récemment fait basculer l’ensemble de son parc en location. Retour d’expérience.

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Présentation du DSI interviewé

Julien L., 42 ans, est Directeur des Systèmes d’Information chez Alphatec, une entreprise industrielle basée en Île-de-France. Il occupe ce poste depuis 7 ans et pilote une équipe IT de 5 personnes.

"Quand je suis arrivé, on gérait 12 copieurs en achat direct. C’était un casse-tête niveau maintenance, pièces, suivi des consommables… et surtout, un gouffre en coûts cachés."

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Les raisons principales du choix de la location

Pour Julien, le déclic est venu au moment du renouvellement d’une partie du parc :

"On devait remplacer 4 machines devenues obsolètes. En faisant le comparatif achat vs location, j’ai réalisé que le modèle de la location nous offrait une vraie visibilité financière et une souplesse que je n’avais pas anticipée."

Voici les raisons qui ont motivé son choix :

• Prévisibilité budgétaire : loyers fixes, sans mauvaise surprise
• Maintenance incluse : plus de devis imprévus ou d’attente de pièces
• Renouvellement facilité : équipements toujours à jour
• Gain de temps pour l’équipe IT : plus besoin de gérer la logistique ou le SAV

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Les avantages concrets constatés

Après un an et demi d’utilisation en mode location, Julien constate plusieurs bénéfices :

1. Une baisse des appels au support

"Avant, on avait 2 à 3 tickets par semaine liés aux imprimantes. Aujourd’hui, c’est quasiment zéro. Le prestataire intervient sous 24h, parfois en télémaintenance."

2. Un suivi centralisé

"On a une interface qui nous permet de voir l’état des machines, les niveaux de toner, les volumes… Je peux anticiper les besoins et éviter les ruptures."

3. Une empreinte écologique réduite

"Le prestataire a repris les anciennes machines pour les recycler, et les nouvelles consomment moins d’énergie. Un vrai plus côté RSE."

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Le retour d’expérience après 18 mois

"Franchement, je ne reviendrais pas en arrière. Le modèle locatif me libère du temps, me sécurise côté budget, et me permet de me concentrer sur des sujets plus stratégiques."

Julien précise que le bon partenaire fait toute la différence : accompagnement, conseils sur le choix des machines, configuration à distance, etc.

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Ce qu’il aurait aimé savoir plus tôt

Julien partage un point de vigilance :

"J’aurais dû négocier dès le départ un système de reporting plus poussé. Les données sont là, mais je ne les ai pas encore intégrées à notre BI. À anticiper."

Autre conseil :

"Bien vérifier les volumes inclus dans le contrat. Mieux vaut ajuster le forfait après 3 mois de rodage que de souscrire au hasard."

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Conseils pour les DSI encore hésitants

Julien conclut avec un message clair pour ses confrères DSI :

• Faites un audit de votre parc actuel : coûts cachés, pannes, obsolescence…
• Simulez un TCO sur 3 ans en location vs achat
• Ne négligez pas l’aspect humain : les utilisateurs sont souvent les premiers à remercier le changement
• Choisissez un prestataire réactif avec un vrai support local

"La location, ce n’est pas juste une question de machines. C’est une vraie politique de service."