Location ou achat d'un photocopieur : quelle solution choisir ?

La location convient à la majorité des entreprises. Elle préserve la trésorerie, inclut la maintenance et permet de renouveler le matériel régulièrement. L'achat reste pertinent pour les structures qui utilisent un même équipement sur plus de sept ans et disposent des ressources internes pour gérer l'entretien. Voici les critères à analyser pour faire le bon choix.

Achat : un investissement rentable sous conditions

Acheter un photocopieur donne à l'entreprise la pleine propriété de son matériel. Aucun engagement contractuel, aucune obligation de restitution : l'appareil reste un actif au bilan, amortissable sur plusieurs exercices.

Sur le plan financier, l'achat peut s'avérer plus économique si l'équipement est conservé longtemps. Une machine utilisée pendant huit à dix ans, correctement entretenue, revient moins cher au global qu'une succession de contrats de location. L'entreprise garde aussi une liberté totale pour personnaliser l'appareil ou le faire évoluer selon ses besoins.

Ce choix présente toutefois des contraintes. L'investissement initial pèse sur la trésorerie : comptez plusieurs milliers d'euros pour un multifonction A3 couleur performant. La maintenance reste à la charge de l'entreprise, avec des coûts parfois imprévisibles (pièces détachées, main-d'œuvre, consommables). Enfin, l'obsolescence technologique peut rendre l'appareil inadapté avant la fin de sa durée de vie théorique : les fonctionnalités cloud, la sécurité des impressions et les performances évoluent vite.

Location : flexibilité et budget maîtrisé

La location transforme un investissement lourd en charge mensuelle prévisible. Le loyer intègre généralement la maintenance, les pièces d'usure et les consommables (hors papier). L'entreprise connaît son coût d'impression à l'avance et évite les mauvaises surprises.

Cette formule offre aussi une souplesse précieuse. En fin de contrat, l'entreprise peut opter pour un modèle plus récent et bénéficier des dernières technologies sans nouvel effort d'investissement. Certains contrats permettent même d'ajuster le matériel en cours de route si les besoins évoluent (augmentation des volumes, passage à la couleur, ajout de fonctionnalités).

La location présente néanmoins quelques limites. Sur une très longue durée, le coût cumulé dépasse celui d'un achat amorti. L'entreprise reste engagée pour la durée du contrat (souvent 36 à 60 mois), avec des conditions de sortie anticipée parfois contraignantes. Et en fin de contrat, elle ne possède rien : le matériel est restitué ou renouvelé.

Tableau comparatif

Critère	Achat	Location
Investissement initial	Élevé	Nul (loyer mensuel)
Coût sur 5 ans	Variable selon maintenance	Fixe et prévisible
Maintenance	À la charge de l'entreprise	Incluse dans le contrat
Renouvellement technologique	À financer intégralement	Intégré en fin de contrat
Flexibilité	Totale sur l'usage	Encadrée par le contrat
Propriété du matériel	Oui	Non
Idéal pour	Usage stable, long terme (7 ans+)	Besoins évolutifs, budget lissé

Comment trancher ?

Plusieurs éléments orientent la décision. Si votre entreprise dispose d'une trésorerie solide, d'une équipe technique capable de gérer la maintenance et prévoit d'utiliser le même équipement pendant au moins sept ans, l'achat mérite d'être étudié.

Dans la plupart des autres cas, la location s'impose. Elle convient particulièrement aux structures en croissance, aux entreprises multisites, ou à celles qui préfèrent se concentrer sur leur cœur de métier sans gérer les aléas techniques. Le loyer mensuel simplifie la gestion budgétaire et garantit un matériel fonctionnel en permanence.

Un critère souvent négligé : la valeur résiduelle. Un photocopieur acheté perd rapidement de sa valeur sur le marché de l'occasion. La revente ne compense que rarement l'investissement initial, surtout si l'appareil a plus de cinq ans.

FAQ

La location revient-elle plus cher que l'achat sur le long terme ?

Sur une durée supérieure à sept ans avec un même appareil, l'achat peut revenir moins cher. Mais ce calcul suppose une maintenance maîtrisée et aucun besoin de renouvellement technologique. En pratique, la plupart des entreprises changent de matériel avant cette échéance.

Peut-on racheter le photocopieur en fin de location ?

Certains contrats prévoient une option d'achat en fin de période. Le prix est alors fixé à l'avance ou calculé sur la valeur résiduelle. Renseignez-vous dès la signature si cette possibilité vous intéresse.

Quels frais sont inclus dans un contrat de location ?

La maintenance préventive et curative, les pièces d'usure et les consommables (toners, tambours) sont généralement inclus. Le papier reste à la charge de l'entreprise. Vérifiez les conditions spécifiques de chaque contrat.

L'achat permet-il de déduire la TVA ?

Oui, la TVA sur l'achat d'un photocopieur est récupérable pour les entreprises assujetties. Les loyers de location sont également soumis à TVA récupérable. Sur ce point, les deux options sont équivalentes.

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