Success story : comment une PME de Paris a optimisé sa gestion documentaire

La gestion des documents est un défi majeur pour de nombreuses PME. Entre les impressions, les archives, le partage de fichiers et la sécurisation des données, les entreprises doivent trouver des solutions efficaces pour gagner en productivité sans exploser leur budget.

Aujourd’hui, focus sur une PME parisienne qui a réussi à optimiser sa gestion documentaire en adoptant une solution sur-mesure avec AM Paris. Découvrez comment elle a transformé son organisation grâce à un photocopieur multifonction en leasing et une solution de gestion électronique des documents (GED).

Le défi : des documents dispersés et une perte de temps quotidienne

Avant de passer à une solution optimisée, cette PME faisait face à plusieurs problématiques :

❌ Trop d’impressions inutiles : des documents imprimés plusieurs fois faute d’un bon suivi.

❌ Des archives papier volumineuses : impossible de retrouver rapidement un document.

❌ Un manque de sécurité : des documents sensibles circulant sans contrôle.

❌ Une perte de temps dans le partage d’informations entre collaborateurs.

Ces problèmes freinaient l’efficacité des équipes et faisaient perdre un temps précieux au quotidien.

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La solution mise en place : un combo photocopieur + GED

Pour répondre aux besoins de cette PME, AM Paris a proposé une solution complète :

✅ Un photocopieur multifonction en leasing : impression, scan, stockage et partage intégrés.

✅ Mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) : classement et accès rapide aux fichiers numériques.

✅ Sécurisation des impressions et documents : contrôle des accès et authentification des utilisateurs.

✅ Automatisation des flux documentaires : scan et envoi automatique vers les bons destinataires ou services.

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Les résultats : une entreprise plus efficace et une gestion fluide

Quelques mois après la mise en place de cette nouvelle organisation, la PME a constaté des améliorations immédiates :

📉 Réduction des impressions inutiles de 40 %, générant des économies sur le papier et l’encre.

⚡ Gain de temps de 30 % dans la recherche et le partage des documents.

🔐 Sécurité renforcée grâce aux contrôles d’accès et au stockage numérique protégé.

📁 Archivage optimisé, avec un accès instantané aux documents sans fouiller des piles de dossiers.

Conclusion : une gestion documentaire optimisée pour une PME plus performante

En adoptant un photocopieur multifonction en leasing et une solution GED, cette PME parisienne a pu gagner en efficacité, réduire ses coûts et améliorer la sécurité de ses documents. Une transformation simple mais efficace, qui montre à quel point une bonne organisation documentaire peut faire la différence.

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